タスク管理の話

要約すると

  • タスク管理はストレスなく
  • 面白さを優先してはいけない
  • まずは金策から考える

タスク管理はストレスフリーで

自分はRemember The Milkというタスク管理サービスを使っていましたが数年ほど前からTodoistに乗り換えました。タスク管理では、よく1分以内でおわるタスクすぐにやってタスク管理サービスには登録しないみたいな鉄則がありますが、自分はそれは単にそのためのタスク管理自体に時間がかかってしまうからすぐやったほうがいいだけなんじゃないかと思ってます。

タスク管理を行う場合において重要なのは、タスク管理サービス自体で、ストレスなくタスクを管理することができれば、1分で終わるようなタスクでも登録していいと思います。1分で終わると思っても、実はすごく時間のかかることだってざらにあるので、まずは頭の整理をするということがとても大事なファーストステップだと思います。

人間社会を生き抜く中で結構頭の中で抱えていることはとても多いですが、それは頭のなかで思考がぐるぐる意味もなくただ回っているだけでそれだけで体力を消費してしまうので非常に良くないことです。まずは、考えていること、やらなければいけないことを洗い出す。何分かかるかなんて関係ない。それが自由にできるのがTodoistだと思います。

ここから、Todoistにタスクを登録しすぎたお話

それで、どんどんやりたいことなどをTodoistに登録し続けたら、開発や開発2、アイデア・・・と「プロジェクト」が溢れてしまいました。つまり登録限界を超えて、連番をつけてプロジェクトを増やしたみたいなかんじです。いやいや・・どうしてこうなってしまうのか、まぁ日々の業務もあるんですが一番はお金かなと。時間は金で買うといいますが、逆に金で時間を買っているような状態に近くなってしまっていて、なかなか着手が難しい。

プロジェクト名を「金策」にしてみた。

要するに、マネタイズである。初めからマネタイズを考える。いかに素晴らしいアイデアだって、いかに面白い何かを思いついたとしても、それは必ず熱が冷めるのである。いや、完全に冷めきったわけではないけど、そうでもなければ、こんなにもずるずるとタスクが消化できていない状態が続くのはおかしい。だから、はじめからマネタイズのことを考えてみることにする。ちょうど、実家の財政ピンチでもあるのでなんとかしなくちゃいけないのもある。はじめからマネタイズを考えることはつまらないことかもしれない、楽しくないかもしれない。でも最終的なゴールは、自分がやりたかったことにつながってくるのではないかとも思う。素晴らしいアイデアや面白い何かはマネタイズの先にたどり着いて盛り上がって楽しんでいくものなのかもしれない。だからちょっと、金策で考えていこうかなと思ったのであった。

プロジェクト管理ソリューション「JIRA」を試す

前から気になっていたプロジェクト管理ソリューションJIRAを試してみようと思います。プロジェクト管理と言えばRedmine等のBTSとかリポジトリ管理とかそんなかんじのものを思い浮かべますが、JIRAもそれと同じようなものであるようです。

しかも高機能な上に、他のプロジェクト管理ツールからチケットをインポートできる機能も併せ持つ今話題のプロジェクト管理ツールだということですから、これは見逃せません。しかも安い。

というわけで使ってみた。

お試しということで体験版をダウンロードします。

# ダウンロード先
http://www.atlassian.com/ja/software/jira/download
cd /usr/local/src/
wget http://www.atlassian.com/software/jira/downloads/binary/atlassian-jira-5.2.4.tar.gz
tar zxvf atlassian-jira-5.2.4.tar.gz
cd atlassian-jira-5.2.4-standalone/

中身を見てみる

.
├── NOTICE
├── README.html
├── README.txt
├── atlassian-jira
├── bin
├── conf
├── external-source
├── lib
├── licenses
├── logs
├── temp
├── tomcat-docs
├── webapps
└── work

README.txt があるので vim で開いてみます。

vim README.txt
BRIEF INSTALL GUIDE
-------------------
1. Install Oracle's (formerly Sun's) Java Development Kit (JDK) or Java Runtime Environment (JRE) version 1.6 or above: http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/index.html
2. Set the JAVA_HOME variable to where you installed Java. The Windows and Linux installers will do this for you. See the following instructions for details: http://docs.atlassian.com/jira/docs-052/Installing+Java
3. Set your JIRA Home Directory. Instructions on how to set your JIRA Home Directory can be found here: http://docs.atlassian.com/jira/docs-052/Setting+your+JIRA+Home+Directory
4. Run 'bin\start-jira.bat' (for Windows) or 'bin/start-jira.sh' (for Linux/Solaris) to start JIRA. Check that there are no errors on the console. See below for troubleshooting advice.
5. Point your browser at http://localhost:8080/ You should see JIRA's Setup Wizard.
Full documentation is available online at:
http://docs.atlassian.com/jira/docs-052/Installing+JIRA

なるほど・・・。これは敷居が高そうだ・・。
とりあえず1番から進めていきます。

JREのインストール

JIRAを動かすにはJavaが必要なので、 ここからJDKかJREをダウンロードします。私はJDKを選択しました。

そしてインストール

tar xzvf jdk-7u10-linux-x64.gz
cd jdk1.7.0_10/
mv jdk1.7.0_10 /usr/local/
vim $HOME/.bashrc
# 追加
export PATH=/usr/local/jdk1.7.0_10/bin:$PATH
#vimを保存して終了し、実行
export PATH=/usr/local/jdk1.7.0_10/bin:$PATH

ここまでやって、javaを実行できるか確認します。

java -version
java version "1.7.0_10"
Java(TM) SE Runtime Environment (build 1.7.0_10-b18)
Java HotSpot(TM) 64-Bit Server VM (build 23.6-b04, mixed mode)

これでjavaが実行できるようになりました。

JAVA_HOMEを定義

echo JAVA_HOME="/usr/local/jdk1.7.0_10/" >> /etc/environment
JAVA_HOME="/usr/local/jdk1.7.0_10/"
echo $JAVA_HOME

を実行して、環境変数にJAVA_HOMEを定義します。

実行

cd atlassian-jira-5.2.4-standalone/
bin/start-jira.sh

これでもう実行できるようです。

JIRAへアクセス

http://localhost:8080/

へアクセスします。

なんかでてきた

スクリーンショット 2013-01-03 7.29.43

どうやらJIRAのホームディレクトリがないというエラーのようです。JIRAのホームディレクトリを指定するには環境変数としてJIRA_HOMEを定義してやればいいようです。

echo JIRA_HOME="/home/nacika/JIRA/" >> /etc/environment
JIRA_HOME="/home/nacika/JIRA/"
echo $JIRA_HOME

環境変数の設定が完了したら、一度JIRAのプロセスをキルします。

ps aux | grep JIRA
kill (JIRAのpid)

あらためて実行

スクリーンショット 2013-01-03 7.41.26

おお!来ました!

データベースの選択では、とりあえずお試しなので内部を選択しました。この操作には少し時間がかかります。

アプリケーションの設定

スクリーンショット 2013-01-03 7.43.33

評価ライセンスの発行

スクリーンショット 2013-01-03 7.45.51

アンケートが求められる

スクリーンショット 2013-01-03 7.46.42

管理者アカウントの登録

スクリーンショット 2013-01-03 7.48.08

送信メールサーバーの設定

スクリーンショット 2013-01-03 7.49.05

ようこそ画面

スクリーンショット 2013-01-03 7.49.57

ダッシュボード

System Dashboard - test

プロジェクト管理画面

Demonstration - test

これには驚きました。メニュー部分がAJAXの非同期読み込みで、ぬるぬる画面が切り替わります。
スクリーンショット 2013-01-03 7.52.57

課題作成画面(チケット作成画面)

スクリーンショット 2013-01-03 7.54.09
なんとモーダルウィンドウ!

スクリーンショット 2013-01-03 7.56.29

スクリーンショット 2013-01-03 7.54.09
課題(チケット)の作成は非同期通信で一瞬で終わる。早い!

課題リスト(チケットリスト)

スクリーンショット 2013-01-03 7.58.16
見て分かる通り、検索結果のフィルタは保存できる機能がすごい!

スクリーンショット 2013-01-03 7.59.33
ネジマークをクリックすれば、各チケットにダイレクトに状態の変更が可能!

課題のクローズ

スクリーンショット 2013-01-03 8.00.33スクリーンショット 2013-01-03 8.00.42

課題のクローズもほんの一瞬で終わる。

一目瞭然なチャート

スクリーンショット 2013-01-03 8.01.41
まだあまり課題を登録していないのでわかりずらいですが、課題数ベースで作成した課題と完了済みの課題との比較チャートです。一目均衡表の雲のようです。

誰の作業量が一番多いのか、少ないのかわかる課題画面

スクリーンショット 2013-01-03 8.03.43
この機能こわいですね。作業量ベースで差が丸見えというか・・。力を魅せつけられるというか・・。

プラグインの導入

スクリーンショット 2013-01-03 8.06.26

gitプラグイン(有料)

スクリーンショット 2013-01-03 8.09.27
これはマイナスポイントかなぁ・・。デフォルトではCVSだけなのかなリポジトリ管理は。

スクリーンショット 2013-01-03 8.12.02
あれっ・・コミットしてたはずなのですが・・・。

まとめ

メリット

  • AJAXによる非同期読み込みで画面遷移をほとんど発生させずストレスのない挙動
  • 非プログラマな職の人でも使いやすい。直感的でわかりやすい
  • グラフが見やすい
  • 進捗管理しやすい
  • 他の人の作業状況が把握しやすい
  • シンプル
  • プラグインが簡単にいれられる
  • 最初のインストールが少しむずかしいが、インストールさえできれば簡単

デメリット

  • リポジトリ管理がヒドイ
  • シンプルすぎて細かいところに手がとどいてない感じがする
  • バージョンやマイルストーン・・・どこ・・?
  • やっぱりバーンダウンチャートがほしい
  • RedMineのTime Trackerプラグインには勝てない
  • Redmineのチャートプラグインのほうが高機能

追記(2013/07/20)

JIRAのの最新版では下記の機能が追加されていました。かなり使えるようになっており、RedMineを超えているかもしれません。

  • マイルストーン(バージョン管理)
  • bitbacket連携によるgitの利用(5userまで無料)
  • TEMPOプラグインによるタイムトラッキング機能(1000円買いきりの機能)

webってたった数年で変わっていくのね。Webディレクション教科書を読んでみた。

Webディレクション

ちょっとWebディレクションについて考えなくてはいけなくなったのでいろいろ勉強がてらWebディレクション教科書を読んでみました。

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webディレクションは、いわばwebディレクターは何するの?っていうのを解説してる本、後半は、webディレクターが見るべき必要がある内容がびっしり詰められている。

ところどころにいろんなWebサイトのスクリーンショットが当て込まれていたのだけど、結構これが古いw いつの時代だ?! っ思ってしまった。調べてみるとこの本が発刊されたのは2006年。そんなに時間はたってなかった。それでも、webっていうのはこうもめまぐるしい変化があったんだとおもうとびっくりしてしまう。変わらないウェブサイトのデザインと言えば、JRくらいだった。

Webディレクションにおけるワークフロー

この本に書いてあるWebディレクションについてその作業方法については26ページに書いてあった。この情報はかなり重要だと思う。どんな仕事なの?どうやってすすめるの?っていうのがわからない場合は、26ページを見て+αで他の知識も身につけたらいけると思う。

Webディレクション用語集

特に262ページのwebディレクション用語集は必見だった。

タスク管理サービスを色々試してわかったこと

私はこれまで、iPhoneやAndroid含めWebサービスにおいても、タスクを管理するサービスを試してきましたが、どれもこれもうまく運用できずにタスクをこなすことができませんでした。その中でもGoogleカレンダーとGoogle Taskだけはなんとか便利だなと感じるくらいでしたが、それでもうまく行きませんでした。

そんな私が、結局何に落ち着いたかというと、かなりアナログ、しかもかなり原始的な管理の仕方に戻ってしまいました。

タスク管理でベストなのは『A4用紙』

A4用紙というのは、いかに万能であるかいままで考えたこともありませんでした。A4はもちろん真っ白な紙であって何の変哲もない普通の紙。だけど、だからこそ縦にも横にも使える。デスクのスペースが限られていたり、キーボードをデスクにおいていたりすれば、紙を横にして書いたほうが便利です。

ただ、それだけが理由というわけではなく、もちろん他にも重要な理由があります。それが、常にタスクの内容を自分の目に止まるところに配置しておくということ。手元のA4用紙にタスクを書いておけば、キーボードを見ようとすれば一緒にA4用紙にも目にとまることになるでしょう。これを、パソコンでタスク管理しようとすれば、他のウィンドウに隠れてしまい見失ってしまいます。そうなってしまうと、タスクの存在を忘れやすくなってしまいます。どんなに意識していても、目を離せば確実に人は忘れます。つねに自分にできるだけ近いところに、目の視野の範囲内にタスクを置くべきです。

A4用紙でタスク管理をする方法

A4用紙でタスク管理をするのはとても簡単。やらないといけないことを箇条書きにしてもいいし、チャート式にして順番にタスクを消化してもいい。そんななか、自分がよくやっているやり方が、やらないといけないことを◯で囲むことです。それだけ、とにかく優先度関係なしにやろうとしていることを◯で書き込みます。すると、不思議なことにやらないといけないことに何らかの関連性があることに気づくとおもいます。

例えば、「野菜を買う」 「料理をする」という2つのタスクがあったとすれば、それは野菜を買わないと料理はできない、ということになるとおもいます。なので矢印で2つの丸を順番に繋ぎ合わせます。こうすることによって、今頭の中に抱えているタスクにどのくらいの肯定が必要なのかを知ることができ、優先度が自ずとわかってきます。優先度ABCなんていちいちかく必要なんてありません。

A4用紙をうめつくしたら

基本的にA4用紙には左上に日付とプロジェクト名と何枚目の紙なのかを書き、もったいなくても表だけにかき入れ裏にはかきません。これはスキャナでスキャンしたときい裏の映り込みを防止するためと、裏と表両方に書いてあるとページめくりの効率がすごく悪くなるからです。

何枚かかき終えたら、ステープラーでとめたり、スキャンしてEvernoteに補完したり、穴を開けてファイリングしてもOK。

タスク管理とみせかけてマインドマップ

タスク管理をするためにスケジュールをたってて色々とかいていると、いつのまにかマインドマップになっていることがよくあったりします。やることを大雑把に決めてそのやることをどんなふうにするのかをことこまかに決めようとすると、自ずと矢印と丸の関係になり、マインドマップのように枝分かれしていきます。それによって今やらないといけないことを具体的に把握することができ、さまざまな応用がきくようになります。